Scannerizzare un documento: come fare

Scannerizzare i documenti è una delle operazioni d'ufficio che richiedono più attenzione e manualità. Infatti, basta distrarsi qualche secondo per ottenere scansioni illeggibili e sfocate. All'interno di questa guida vedremo come fare per scannerizzare un documento, rendendo questa operazione più semplice, al fine far diventare più efficiente la gestione dei documenti.

La comodità di Fax e Scanner

La prima cosa da fare è assicurarsi di aver collegato lo scanner al pc. Uno degli strumenti più utili per scannerizzare un documento è già presente all'interno del sistema operativo Windows. Denominato Fax e Scanner, questo programma può essere utilizzato gratuitamente, ed è sufficiente inserire il nome nella barra di ricerca del pc per richiamarlo.

Una volta avviato il programma tramite l'intuitiva icona, è necessario inserire i documenti da scansionare nell'apposito vassoio e cliccare sul tasto Nuova Digitalizzazione, finché viene visualizzata la schermata di Fax e Scanner, con il suo menù delle impostazioni. Tramite queste ultime è possibile cambiare la risoluzione e molte altre voci, al fine di rendere la scannerizzazione perfettamente comprensibile.

Per iniziare la scansione del documento è indispensabile cliccare il tasto denominato Digitalizza e attendere qualche secondo per l'anteprima. Nel caso sia soddisfacente, è possibile salvare il file nella cartella desiderata all'interno del pc, selezionando Salva con nome e il tipo di file desiderato, tra i quali PDF e JPG. È possibile rifare la procedura se il documento non soddisfa, evitando di stampare e sprecare carta, cartucce e toner.

Scannerizzare con Windows 10

Scanner Windows è l'applicazione gratuita da installare direttamente sul pc dallo store di Microsoft. Per eseguire delle scansioni è indispensabile richiamare il programma tramite la ricerca del menù Start. Una volta aperto, è necessario selezionare lo scanner e controllare lo spazio denominato Origine, lasciando la dicitura Configurazione Automatica. Terminata quest'ultima, è possibile iniziare la scansione cliccando il pulsante Digitalizza e attendere il completamento dell'operazione prima di salvare.

Preparare i documenti da scansionare

La preparazione dei documenti da scannerizzare dipende dal tipo di scanner e dalla quantità di fogli da digitalizzare. Poche pagine possono essere digitalizzate ponendo il documento aderente alla superficie dello scanner. Necessario per lo smart working, lo scanner rotativo è utile quando si hanno numerosi documenti da scannerizzare. In questo caso sarà sufficiente appoggiare i fogli all'interno del vassoio e aspettare che lo scanner termini il lavoro in totale autonomia. In entrambi i casi i fogli devono risultare in perfetto ordine.

Utilizzare i dpi

Nello spazio denominato Risoluzione trovano posto i dpi, ovvero pots per inch, tradotto in italiano: punti per pollice. Sono considerati parametri molto importanti perché i loro valori determinano la qualità della scannerizzazione. Se viene impostato un valore alto, durante il salvataggio si rischia di archiviare un file troppo pesante, se viceversa viene impostato un valore basso, si perderanno dei dettagli che impattano sul risultato finale.

Regole generali dei dpi

Normalmente con una scannerizzazione da 300 dpi è possibile acquisire testi e immagini semplici nel formato PDF. Nell'eventualità di successive stampe è consigliato arrivare fino a 600 dpi, valore che garantisce un buon compromesso.

È necessario salvare il file con 900 dpi quando si vuole stampare i cosiddetti line art, ovvero documenti che contengono linee e curve. Sono necessari 300 dpi se si vuole utilizzare il file tramite il web, salvandolo in formato GIF. Per acquisire le immagini in scala dei grigi è consigliato scegliere 600 dpi, salvando i file nel formato PNG o PDF.

Un ufficio attento ai consumi e ai prodotti di cancelleria solitamente non consente di scannerizzare immagini a colori se non necessario. Questo perché la loro acquisizione necessita di spazi di archiviazione molto grandi, con costi elevati per le stampe.

Grandezza delle immagini

Tra tutto il necessario per l'ufficio, lo scanner è uno degli strumenti più usati e indispensabili, ma qual è il valore dpi più corretto da attribuire alle dimensioni di un immagine?

Quando le immagini da scannerizzare sono piccole, ad esempio non superiori a 9 cm per lato, è possibile arrivare fino a 1000 dpi. Per stampare il classico A4 è invece buona norma utilizzare 600 dpi. Nel caso in cui si voglia conservare tutti i dettagli di una foto, prima della stampa è necessario acquisire una scannerizzazione da 1200 dpi.

Come inviare le scansioni tramite e-mail

Utilizzando Windows è possibile inviare le scansioni tramite e-mail. Se a gestirle è il sistema operativo già installato, è necessario aprire l'applicazione Posta, cliccare Nuovo Messaggio e inserire il Destinatario. Infine, dopo aver inserito l'Oggetto, è sufficiente allegare le scansioni cliccando sulla voce Inserisci.

Leggermente diverso è il discorso per chi si affida a Outlook. In questo caso è sufficiente entrare nella cartella Esplora File che contiene le scansioni, cliccare con il tasto destro del mouse sull'icona e selezionare Invia a. Una volta inserito in Destinatario e compilato i campi Oggetto, è indispensabile cliccare sul tasto Allega e inviare.

Per chi utilizza Gmail è necessario collegarsi al web, eseguire l'accesso alla propria e-mail, compilare tutti i campi Oggetto e Destinatario e allegare il file delle scansioni alla Graffetta collocata nella parte inferiore della schermata.

Scansioni con smartphone o tablet

È possibile inviare scansioni tramite e-mail anche con i cellulari o i tablet che utilizzano i sistemi Android e iOS. In entrambi i casi esistono pratiche applicazioni gratuite da scaricare che utilizzano qualsiasi tipo di fotocamera. Qualora il cellulare supporti Android, tramite Office Lens di Microsoft è sufficiente selezionare la voce Documento o Foto e acquisire l'immagine. Una volta cliccato Salva, è possibile inviare la scannerizzazione cliccando Condividi e scegliendo l'app di posta elettronica desiderata.

Nel caso in cui lo smartphone fosse iOS, è necessario fare doppio swipe verso destra, togliere la spunta dalla descrizione: Automatically send data to help, schiacciare il pulsante Allow Access e poi quello con la scritta OK. Infine, è indispensabile tornare indietro di un swipe, entrare nella voce Documento, inquadrare il foglio e scannerizzare. Una volta eseguita l'operazione schiacciare il pulsante Fatto e poi la voce Posta, tramite il riquadro Share To. Questo passaggio permette di allegare nell'immediato il file da inviare.